POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

POLITICA TRATAMIENTO BASES DE DATOS

FECHA ELABORACION: 2020.03.02 

FECHA APROBACION: 2020.03.03

1. ALCANCE
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS NIT 830.082.848-0.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS NIT 830.082.848-0 con domicilio en la CLL 18 N° 25 – 44 de la ciudad de Bogotá, Colombia. pdatos@fluiconnecto.com.co , teléfono de contacto 756 9833.

3. DEFINICIONES
3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
3.2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3.3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
3.4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3.5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
3.6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
3.7. Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
3.8. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
3.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3.10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
3.11. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

4. TRATAMIENTO
FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, proveedores, acreedores y deudores.

5. FINALIDAD
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS con las siguientes finalidades: 5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares; 5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS beneficiarios del servicio de salud;
5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos del Representante Legal de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS.
5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información, para la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados por FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, entre otros
5.5. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, entre otros;
5.6. Para la verificación de saldos de sus acreedores;
5.7. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
5.8. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

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6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS está realizando el Tratamiento si llegase a efectuar algún tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales.
6.3. Ser informado por FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
6.5. Solicitar a FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El Departamento de contabilidad, en compañía del área de sistemas, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, están obligados a reportar estas Bases de Datos a estas áreas de la Compañía y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
En caso de requerirse se solicitará una revisión Jurídica contratada eventualmente y designada por FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

8. AUTORIZACIÓN

FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. 8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS realice el Tratamiento de sus Datos Personales.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, tales como formatos escritos. IMPORTANTE: En ningún caso FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. 8.3. Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente: 8.3.1. Los Datos Personales que serán recolectados. 8.3.2. La identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento. 8.3.3. Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
8.3.4. Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de esta Política.
8.3.5. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con : 9.1. Origen racial o étnico. 9.2. Orientación política.

9.3. Convicciones religiosas / filosóficas.
9.4. Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
9.5. Salud.
9.6. Vida sexual.
9.7. Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS deberá:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
11.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: ¿En qué consiste el trámite?

11.1.1. El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, a través de los medios indicados más adelante:

11.1.2. Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
11.1.3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS para el Tratamiento de sus Datos Personales.
11.1.4. Información respecto del uso que se le ha dado por FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS a sus datos personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
Comunicación dirigida al área Contable CALLE 18 N° 25 - 44 – TEL 756 98 33 Bogotá - Colombia
Solicitud presentada al correo electrónico: pdatos@fluiconnecto.com.co
Atención y respuesta por parte de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2. ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS:
¿En qué consiste el trámite? 11.2.1. El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:
11.2.2. La corrección o actualización de la información.
11.2.3. La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
11.2.4. Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.
Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos: FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de quejas y reclamos, todos los cuales permiten conservar prueba de su presentación:
• Comunicación dirigida al área Contable CALLE 18 N° 25 - 44 – TEL 756 98 33 Bogotá - Colombia
• Solicitud presentada al correo electrónico: pdatos@fluiconnecto.com.co
Si la queja o reclamo se presentan incompletos, FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS y sus Encargados. FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
13. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
En los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado: 13.1. Dar Tratamiento, a nombre de FLUICONNECTO SERVICIOS HIDRAULICOS SAS a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan. 13.2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
13.3. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
14. LEGISLACIÓN APLICABLE
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
15. VIGENCIA
Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 01 de enero del 2020, vigencia de las Bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
El presente documento se aprueba y se firma a los dos (02) días del mes de marzo del año 2020.

Orlando Velasquez Agredo.
REPRESENTANTE LEGAL.